Vérification des transactions

Comparer et vérifier

La vérification des transactions est un processus consistant à comparer puis vérifier toutes les transactions au sein d'un type de produits, d'un groupe ou d'une région spécifique pendant une période donnée.

Les organismes certificateurs sont alertés lorsqu'une boucle de vérification des transactions (TV loops) s’avère nécessaire. Les détenteurs de certificats seront également informés et coopéreront avec leur organisme certificateur pour lui fournir les données requises. La norme l'explique ainsi :

1.7 : L'organisation doit apporter son soutien à la vérification des transactions effectuée par son organisme certificateur et Accreditation Services International (ASI), en fournissant des échantillons des données transactionnelles FSC à la demande de l'organisme certificateur.

L'objectif de cette clause est de s'assurer que FSC mène systématiquement une investigation pour les types de produits, les essences et les régions présentant un risque élevé, et limite le nombre de transactions inexactes. Tous les détenteurs d'un certificat FSC Chaîne de contrôle sont soumis à la vérification des transactions. Seules les données nécessaires figurant sur les factures seront recueillies, et aucune information financière ne sera demandée.

Les étapes de la vérification

Les étapes 8 à 10 peuvent être répétées plusieurs fois pour les chaînes d'approvisionnement supposées à haut risque.

Identification du risque potentiel

Rumeurs persistantes ou indications d'un risque élevé dans une chaîne d'approvisionnement.

Vérification du risque

Enquête menée par ASI pour vérifier le niveau de risque. La vérification comprend notamment des audits sur le terrain.

Rapport d'évaluation des risques transmis à FSC

ASI transmet à FSC son évaluation du niveau de risque et fait part de ses recommandations.

Les experts de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement transmettent leurs recommandations au comité de pilotage FSC chargé de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement

L'équipe FSC chargée de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement en cause recommande de nouvelles actions au comité de pilotage suite à l'investigation menée par ASI.

Décision de mise en œuvre de la vérification des transactions

Le comité de pilotage FSC chargé de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement se prononce sur la mise en œuvre de la vérification des transactions dans la chaîne d'approvisionnement.

Notification de l'ensemble des organismes certificateurs

Une boucle de vérification des transations commence par une annonce publique réalisée par FSC et ASI. Tous les organismes certificateurs sont également informés par ASI de la future demande de vérification des transactions, avec le calendrier et les certificats concernés.

Toutes les boucles de vérification des transactions sont effectuées conformément aux dispositions de la procédure de vérification des transactions de FSC (FSC-PRO-10-201).

Information des détenteurs de certificats concernés

Tous les détenteurs de certificats concernés sont informés par leur organisme certificateur.

Demande de données pour la vérification des transactions

Les organismes certificateurs commencent par demander aux détenteurs de certificats appartenant à un certain type de produit ou à une certaine région de soumettre leurs transactions de vente et d'achat pour une période donnée. ASI reçoit ces informations et analyse les données afin d'identifier les disparités de volume et les fausses déclarations potentielles.

Analyse des données sur les transactions

Les données sur les transactions sont transmises à ASI par l'organisme certificateur pour être analysées et vérifiées. Les déclarations discordantes font l'objet d'une enquête de preuves plus approfondie.

Sur la base de ces résultats, ASI entame une deuxième phase de l'enquête, qui comprend des vérifications dans les chaînes d'approvisionnement présentant des niveaux élevés de violations potentielles. Les résultats de cette deuxième phase sont évalués de manière globale afin d'identifier les détenteurs de certificats qui font de fausses déclarations et de mettre en évidence les faiblesses des contrôles du système. La conclusion de la boucle TV comprend l'identification confirmée des chaînes d'approvisionnement non conformes. À ce stade, ASI rapporte les résultats de la boucle TV et fournit des recommandations à FSC.

Mesures prises pour les mentions discordantes

En cas de preuve d'actions frauduleuses de la part des détenteurs de certificats, des mesures sont prises par le département juridique de FSC, l'Unité chargée de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement et ASI.

Sur la base des recommandations de l'ASI, les organismes certificateurs peuvent suspendre ou résilier le certificat FSC d'une organisation non conforme. FSC ne suspend ni ne résilie les certificats. Ces organisations peuvent néanmoins être également bloquées par FSC : elles ne peuvent donc plus revendiquer la certification FSC sur leurs produits, ni utiliser la marque FSC. Ces organisations ne pourront pas non plus demander une nouvelle certification tant que FSC n'aura pas levé son blocage ou que la période de blocage prédéterminée n'aura pas expiré.

FAQ

Comment les détenteurs de certificats transmettent-ils les données relatives aux transactions ?

Les détenteurs de certificats peuvent transmettre leurs données en utilisant des formats prédéfinis indiqués par FSC. Ils doivent fournir des informations sur les volumes achetés et vendus, ainsi qu'un identifiant unique, tel que le numéro de facture. Les détenteurs de certificats ont également la possibilité d'opter pour un audit sur site, au cours duquel les informations sur les transactions seront consignées manuellement par l'auditeur qui les transmettra à ASI pour vérification.
Comment les détenteurs de certificats savent-ils s'ils sont soumis à la vérification des transactions ?

Les organismes certificateurs informeront les détenteurs de certificats concernés, en leur transmettant des instructions claires, en leur indiquant le calendrier et les exigences concernant le processus de vérification concerné.

Pour en savoir plus sur le sujet : le conseil d'administration FSC approuve le plan de lutte contre les fausses mentions dans le système FSC.
Qui traitera les données transmises en vue de la vérification des transactions ? Le processus prévoit-il la signature d'un accord de confidentialité ?

La vérification des transactions s'inscrit dans le cadre des activités de certification réalisées par les organismes certificateurs avec leurs clients. Les organismes certificateurs recueillent les données relatives aux transactions auprès de leurs clients détenteurs de certificats.

Comme c'est le cas pour toutes les activités de certification, et conformément à la clause 1.8 de la norme FSC-STD-20-001, l'organisme certificateur « est responsable, par des engagements juridiquement contraignants, de la gestion de toutes les informations obtenues ou générées au cours des activités de certification ». D'après la clause 2.4.2 de la norme FSC-STD-20-001, l'organisme certificateur doit disposer de procédures afin de « définir les contrôles nécessaires pour l'identification, le transport, la transmission, le stockage, la protection, la récupération et l'utilisation de ses registres liés à la mise en œuvre des exigences FSC, y compris les contrôles nécessaires à la préservation de la confidentialité ».Par conséquent, lorsqu'un détenteur de certificat s'interroge sur des sujets en lien avec les activités de certification, y compris sur la vérification des transactions, il est invité à se tourner vers son organisme certificateur.

Les organismes certificateurs doivent avoir signé les accords nécessaires avec leurs clients pour respecter les exigences du standard FSC-STD-20-001.
Qui traitera les données ?

Les organismes certificateurs transmettent les données sur les transactions à ASI qui enquête afin de vérifier si les mentions FSC que les détenteurs de certificats associent à leurs produits vendus sont exactes et correspondent aux mentions FSC associées aux produits achetés par leurs clients. Ce mode de contrôle est essentiel pour un système de certification indépendant comme FSC, et il est impossible d'y déroger.

NB : Le traitement des informations commerciales sensibles et confidentielles est légitime, car il est nécessaire pour vérifier que les exigences FSC sont bien respectées.
Que se passe-t-il lorsque les données des deux parties ne concordent pas ?

En cas de constat que les transactions entre les deux parties ne concordent pas, ASI informe les organismes certificateurs des détenteurs de certificats concernés, pour demander d'autres informations afin d'approfondir les investigations.
Est-ce que FSC pourra accéder aux données fournies et les stocker ?

Pour le processus de vérification des transactions, FSC ne souhaite ni n'exige en aucun cas recevoir les données, y accéder ou les traiter. Cependant, FSC reçoit toutes les informations et les données nécessaires sur les non-conformités identifiées lors des investigations ASI, afin de prendre les mesures adéquates pour protéger le système FSC et sa réputation. FSC a conclu les accords juridiques nécessaires avec ASI et les organismes certificateurs pour la gestion de ces données et de ces informations.

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