Vérification des transactions

Il est essentiel de limiter les mentions inexactes dans les chaînes d'approvisionnement certifiées par FSC. C'est particulièrement vrai pour les chaînes d'approvisionnement présentant un risque élevé. La vérification des transactions est le processus exigé par la norme Chaîne de contrôle FSC. Il permet de s'assurer que les mentions FSC des certificats associés aux extrants sont exactes et correspondent aux mentions FSC associées aux intrants reçus par leurs fournisseurs.

Rondins de bois - Grumier
FSC International

Comparer et vérifier

La vérification des transactions est un processus consistant à comparer puis vérifier toutes les transactions au sein d'un type de produits, d'un groupe ou d'une région spécifique pendant une période donnée.

Les organismes certificateurs sont alertés lorsqu'une vérification des transactions s’avère nécessaire. Les détenteurs de certificats seront également informés et coopéreront avec leur organisme certificateur pour lui fournir les données requises. La norme l'explique ainsi :

1.7 : L'organisation doit apporter son soutien à la vérification des transactions effectuée par son organisme certificateur et Accreditation Services International (ASI), en fournissant des échantillons des données transactionnelles FSC à la demande de l'organisme certificateur.

L'objectif de cette clause est de s'assurer que FSC mène systématiquement une investigation pour les types de produits, les essences et les régions présentant un risque élevé, et limite le nombre de transactions inexactes. Tous les détenteurs d'un certificat chaîne de contrôle FSC sont soumis à la vérification des transactions. Seules les données nécessaires figurant sur les factures seront recueillies, et aucune information financière ne sera demandée.

Les étapes de la vérification

Les étapes 8 à 10 peuvent être répétées plusieurs fois pour les chaînes d'approvisionnement supposées à haut risque.

ÉTAPE
01

Identification du risque potentiel

Rumeurs persistantes ou indications d'un risque élevé dans la chaîne d'approvisionnement.

ÉTAPE
02

Vérification du risque

Enquête menée par ASI pour vérifier le niveau de risque. La vérification comprend notamment des audits sur le terrain.

ÉTAPE
03

Rapport d'évaluation des risques transmis à FSC

ASI transmet à FSC son évaluation du niveau de risque et fait part de ses recommandations.

ÉTAPE
04

Les experts de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement transmettent leurs recommandations au comité de pilotage FSC chargé de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement

L'équipe FSC chargée de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement recommande de nouvelles actions au comité de pilotage suite à l'investigation menée par ASI.

ÉTAPE
05

Décision de mise en œuvre de la vérification des transactions

Le comité de pilotage FSC chargé de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement se prononce sur la mise en œuvre de la vérification des transactions dans la chaîne d'approvisionnement.

ÉTAPE
06

Notification de l'ensemble des organismes certificateurs

Tous les organismes certificateurs sont informés par ASI de la future demande de vérification des transactions, avec le calendrier et les certificats concernés.

ÉTAPE
07

Information des détenteurs de certificats concernés

Tous les détenteurs de certificats concernés sont informés par leur organisme certificateur.

ÉTAPE
08

Demande de données pour la vérification des transactions

Les détenteurs de certificats concernés sont invités à fournir des informations destinées à la vérification des transactions sur une période donnée.

ÉTAPE
09

Analyse des données sur les transactions

Les données sur les transactions sont transmises à ASI par l'organisme certificateur pour être analysées et vérifiées. Les déclarations discordantes font l'objet d'une enquête de preuves plus approfondie.

ÉTAPE
10

Mesures prises pour les mentions discordantes

En cas de preuve d'actions frauduleuses de la part des détenteurs de certificats, des mesures sont prises par le département juridique de FSC, l'Unité chargée de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement et ASI.

FAQ

  1. Comment les détenteurs de certificats transmettent-ils les données relatives aux transactions ?

    Les détenteurs de certificats peuvent transmettre leurs données en utilisant des formats prédéfinis indiqués par FSC. Ils doivent fournir des informations sur les volumes achetés et vendus, ainsi qu'un identifiant unique, tel que le numéro de facture. Les détenteurs de certificats ont également la possibilité d'opter pour un audit sur site, au cours duquel les informations sur les transactions seront consignées manuellement par l'auditeur qui les transmettra à ASI pour vérification.

  2. Comment les détenteurs de certificats savent-ils s'ils sont soumis à la vérification des transactions ?

    Les organismes certificateurs informeront les détenteurs de certificats concernés, en leur transmettant des instructions claires, en leur indiquant le calendrier et les exigences concernant le processus de vérification concerné.

    Pour en savoir plus sur le sujet : le conseil d'administration FSC approuve le plan de lutte contre les fausses mentions dans le système FSC.

  3. Qui traitera les données transmises en vue de la vérification des transactions ? Le processus prévoit-il la signature d'un accord de confidentialité ?

    La vérification des transactions s'inscrit dans le cadre des activités de certification réalisées par les organismes certificateurs avec leurs clients. Les organismes certificateurs recueillent les données relatives aux transactions auprès de leurs clients détenteurs de certificats.

    Comme c'est le cas pour toutes les activités de certification, et conformément à la clause 1.8 de la norme FSC-STD-20-001, l'organisme certificateur « est responsable, par des engagements juridiquement contraignants, de la gestion de toutes les informations obtenues ou générées au cours des activités de certification ». D'après la clause 2.4.2 de la norme FSC-STD-20-001, l'organisme certificateur doit disposer de procédures afin de « définir les contrôles nécessaires pour l'identification, le transport, la transmission, le stockage, la protection, la récupération et l'utilisation de ses registres liés à la mise en œuvre des exigences FSC, y compris les contrôles nécessaires à la préservation de la confidentialité ».Par conséquent, lorsqu'un détenteur de certificat s'interroge sur des sujets en lien avec les activités de certification, y compris sur la vérification des transactions, il est invité à se tourner vers son organisme certificateur.

    Les organismes certificateurs doivent avoir signé les accords nécessaires avec leurs clients pour respecter les exigences du standard FSC-STD-20-001.

  4. Qui traitera les données ?

    Les organismes certificateurs transmettent les données sur les transactions à ASI qui enquête afin de vérifier si les mentions FSC que les détenteurs de certificats associent à leurs produits vendus sont exactes et correspondent aux mentions FSC associées aux produits achetés par leurs clients. Ce mode de contrôle est essentiel pour un système de certification indépendant comme FSC, et il est impossible d'y déroger.

    NB : Le traitement des informations commerciales sensibles et confidentielles est légitime, car il est nécessaire pour vérifier que les exigences FSC sont bien respectées.

  5. Que se passe-t-il lorsque les données des deux parties ne concordent pas ?

    En cas de constat que les transactions entre les deux parties ne concordent pas, ASI informe les organismes certificateurs des détenteurs de certificats concernés, pour demander d'autres informations afin d'approfondir les investigations.

  6. Est-ce que FSC pourra accéder aux données fournies et les stocker ?

    Pour le processus de vérification des transactions, FSC ne souhaite ni n'exige en aucun cas recevoir les données, y accéder ou les traiter. Cependant, FSC reçoit toutes les informations et les données nécessaires sur les non-conformités identifiées lors des investigations ASI, afin de prendre les mesures adéquates pour protéger le système FSC et sa réputation. FSC a conclu les accords juridiques nécessaires avec ASI et les organismes certificateurs pour la gestion de ces données et de ces informations.

Chaînes d’approvisionnements concernées

Bambou :

Présentation de la vérification des transactions aux chaînes d'approvisionnement en bambou - jeudi 20 juin 2017

FSC suspend deux détenteurs de certificats suite à ses investigations - mardi 18 juin 2018

Charbon :

Mise en œuvre de la vérification des transactions et du programme de test de fibres dans la chaîne d'approvisionnement en charbon - mardi 7 novembre 2017

Remarque importante : Date limite de transmission des informations nécessaires à la vérification des transactions pour la chaîne d'approvisionnement en charbon - mardi 10 avril 2018

FSC mène des investigations sur des producteurs de charbon - lundi 2 juillet 2018

Rapport sur l'effet de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement dans les chaînes d'approvisionnement en charbon - mercredi 4 décembre 2019

Le rapport montre l'effet de la vérification des transactions et des tests d'identification du bois dans les chaînes d'approvisionnement en charbon sur la période 2017-2019. Il montre également que les efforts menés pour éliminer les fausses mentions des chaînes d'approvisionnement FSC a conduit à l'augmentation de la superficie des forêts certifiées FSC en Namibie.

Paulownia :

Rappel : les informations détaillées pour la vérification des transactions doivent être soumises d'ici au 28 février pour la chaîne d’approvisionnement en charbon - mardi 8 janvier 2019

Vérification des transactions dans les chaînes d'approvisionnement en Paulownia - mardi 19 février 2019

Autres :

Vérification des transactions pour les chaînes d'approvisionnement en parquets de chêne - mardi 9 avril 2019

Vérification des transactions pour l'eucalyptus en Espagne et au Portugal - vendredi 10 mai 2019

Vérification des transactions pour les bois amazoniens au Pérou et au Brésil - vendredi 28 juin 2019 

Vérification des transactions pour les chaînes d'approvisionnement en placage et contreplaqué de Bintangor - mardi 2 juillet 2019